備用金是企業撥付給企業內部用款單位或職工個人作為零星開支的備用款項。平時和大家交流的時候，悅報銷小編發現大家對于備用金的管理以及報銷的問題不太清楚，今天給大家系統講一下。

什么是備用金?

企業有些部門平時的零星支出比較多，如果消費一次就申請一次費用，流程冗雜，效率低下。備用金制度可以在一定程度上解決這一問題：由企業撥給部門一定的金額，由專人管理，部門的開銷從這份金額里預支，消費后報銷。這部分撥來的金額就是備用金，每次報銷完后要補充金額，回到最初的數值。

根據企業的管理制度不同，備用金制度主要分為定額備用金制度和非定額備用金制度。如果部門或員工經常消費的金額是差不多的，那么企業可以使用定額備用金制度，該額度必須是經過事先核定的符合實際的;如果部門或員工的零星支出較多，金額不定，可以制定非定額備用金制度。

備用金的特點

備用金是企業內部人員備作差旅費、零星采購、零星開支等的款項。

備用金通過基本戶取現。一般戶只能轉賬，不能取現；只有基本戶才能用取現。

備用金取現限額是每天低于5萬元。

備用金應指定專人負責管理，按照規定用途使用，不得轉借給他人或挪作他用。

預算單位為辦理日常零星開支，需要保持一定數量的庫存備用金，一般不超過3～5天零星支付所需現金。

備用金使用需要注意的點

備用金每天雖有一定的限額，但總體限額是沒有的。但需要注意：備用金過大過于頻繁支出，會有稅務風險。

備用金的報銷需要正規發票進行，對退少補。

備用金會計分錄怎么寫

xx公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預借備用金1600元，預借時，財務部門根據借款憑證編制現金付款憑證，其會計分錄為：

借：其他應收款——備用金（行政科）1600（借出去的現金）

貸：現金1600（現金借出，現金減少）

行政科購買辦公用品1520元后憑發票和驗收入庫單到財務部門報銷，交回多余現金80元，財務部門編制轉帳憑證一張，其會計分錄為：

借：管理費用1520（購買的辦公用品為管理費用）

現金80（借出去的現金未用完部分收回

貸：其他應收款——備用金（行政科）1600（沖借方，結轉掉，借出去的現金收回，出納員收回多借的未用現金80元。）

如果行政科實際購買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規定編制轉帳憑證一張，其會計分錄為：

借：管理費用1780（購買的辦公用品為管理費用）

貸：其他應收款——備用金（行政科）1600（借出去的現金沖銷）

現金180（還要付180元）

出納員付給行政科現金180元，退還行政科經辦人員其墊付的現金180元。